Responsable des opérations dans le pays

Responsable des opérations dans le pays 

Description du poste 

Catégorie : Temps plein
Lieu : République Démocratique du Congo RDC
Relève de : Chef du parti (COP)
Date limite de candidature : 29 janvier 2025

Vue d'ensemble de l'organisation 

L'American Bar Association Center for Global Programs (ABA CGP) héberge le travail international de l'association, financé par des fonds externes, et réalise le quatrième objectif de l'ABA : faire progresser l'État de droit. L'ABA CGP est composé de trois entités : l'Initiative pour l'État de droit (ROLI), le Centre pour les droits de l'homme et les Représentants et observateurs auprès des Nations unies. 

Depuis plus de 30 ans, et grâce à notre travail dans plus de 100 pays, ABA ROLI cherche à renforcer les institutions juridiques, à soutenir les professionnels du droit, à encourager le respect des droits de l'homme et à faire progresser la compréhension du droit et des droits des citoyens par le public. En collaboration avec les agences gouvernementales, le pouvoir judiciaire, les avocats, les barreaux, les législatures et la société civile, nous concevons des programmes qui répondent aux besoins locaux et qui privilégient des solutions durables aux défis urgents de l'État de droit. 

Le candidat soutiendra le programme de lutte contre la traite des personnes mis en œuvre par ABA ROLI en République démocratique du Congo (RDC). Il travaillera dans un environnement d'équipe, en coordination avec de nombreuses parties prenantes et le personnel du siège pour assurer la mise en œuvre réussie de toutes les activités du programme.    

Aperçu du poste 

Le responsable des opérations dans le pays gère les opérations de bureau, y compris l'approvisionnement et l'entretien des bureaux, et veille à la conformité des opérations avec les lois locales, les politiques des donateurs et d'ABA. Il contribue également à l'amélioration des processus et procédures organisationnels, de la productivité et de l'efficacité.  

Le titulaire du poste peut également gérer, selon les besoins, certaines tâches administratives du bureau, notamment la gestion des véhicules, l'inventaire et l'entretien des biens, les services de soutien informatique, les voyages, la logistique, l'archivage et l'enregistrement. Il s'agit d'un poste à temps plein qui relève du chef de mission. 

Responsabilités 

• Coordonne les opérations du bureau, y compris, mais sans s'y limiter, les achats et les efforts d'entretien du bureau, afin de garantir une mise en œuvre efficace et efficiente des programmes financés par les donateurs dans le cadre des politiques et procédures générales d'ABA et des organisations donatrices.    

• Gérer les processus d'approvisionnement du bureau et du programme, la conformité opérationnelle et l'entretien du bureau conformément aux politiques et procédures de l'ABA et des donateurs.   

• Servir de vérificateur de l'assurance qualité globale pour toutes les transactions d'achat sur le terrain, en garantissant le plus haut niveau d'exactitude dans tous les rapports et l'alignement sur les politiques et procédures de l'ABA et des donateurs.  

• Rédiger et/ou gérer la préparation des accords de consultance et des contrats avec les fournisseurs.  

• Il tient un registre de tous les contrats avec leur date d'expiration afin de s'assurer que les renouvellements sont effectués en temps utile.  

• Élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures d'entretien des bureaux et veiller au respect des règles de santé et de sécurité.  

• Il tient à jour le rapport d'inventaire local et veille à ce qu'un inventaire physique soit effectué chaque année.  

• Maintenir les politiques opérationnelles du bureau en collaboration avec le personnel du bureau de l'ABA à Washington, DC.   

• Gérer les questions relatives à l'enregistrement et au renouvellement des bureaux, à la location de bureaux et à d'autres questions connexes.  

• Travailler en étroite collaboration avec le personnel financier sur le terrain afin de s'assurer que les paiements pour les contrats avec les vendeurs et/ou les propriétaires et autres accords sont soutenus et effectués conformément aux politiques des donateurs, d'ABA et aux lois locales en vigueur.   

• Assurer la liaison avec les conseillers juridiques locaux et le bureau du conseiller général de l'ABA pour mettre à jour le manuel de politique du bureau local (LOPM), les conditions contractuelles pour les consultants et les vendeurs et d'autres documents pertinents conformément à la législation du travail locale et veiller à ce qu'ils soient exécutés avec précision et dans les délais impartis.  

• Former le personnel de bureau aux politiques et processus de l'ABA en matière de contrats, de passation de marchés et de conformité. Il peut être responsable de la formation du personnel dans les domaines de l'administration et des ressources humaines qui lui sont confiés.  

• Contribuer aux rapports mensuels, trimestriels et annuels, aux présentations et à la sensibilisation du donateur, de l'ABA ou de la division concernée.  

• Il peut être responsable de l'administration du bureau, notamment de la gestion des véhicules, des services informatiques, des déplacements, de la logistique, du classement et de l'enregistrement.  

• Veiller à ce que toutes les copies physiques et électroniques des dossiers et des données des opérations, dans la mesure où elles se rapportent au travail, soient stockées et éliminées, conformément à l'ABA et aux politiques locales en matière de protection de la confidentialité des données.  

• Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée.  

Qualifications requises 

• Baccalauréat ou équivalent, et 5 ans d'expérience pertinente. 

• Expérience de travail dans le cadre de programmes financés par le gouvernement américain. 

• Expérience en matière d'opérations, d'achats et de soutien aux efforts de sécurité. 

• Familiarité avec les règlements du gouvernement des États-Unis. 

• Capacité avérée à gérer des priorités multiples avec une supervision minimale. 

• Compétences organisationnelles avancées et souci du détail. 

• Expérience du travail à distance avec des collègues et des partenaires, notamment à l'aide d'outils de vidéoconférence et de collaboration en ligne tels que Teams, Zoom ou SharePoint. 

• Capacité à faire preuve de discrétion lorsqu'il s'agit de documents et d'informations confidentiels. 

• Capacité à travailler efficacement tout en jonglant avec des priorités multiples. 

• Excellentes compétences dans la suite Microsoft Office. 

• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles. 

• Maîtrise du français. 

• Niveau d'anglais élémentaire. 

Qualifications souhaitées 

Expérience en matière d'achats, de conformité et de gestion des ressources humaines. 

Supervision 

Le poste comporte des responsabilités en matière de gestion du personnel. 

1. Organization Overview 

2. Position Overview 

3. Responsibilities 

• Coordinates office operations including but not limited to procurement and office maintenance efforts to ensure effective and efficient implementation of the donor-funded programs within the overall policies and procedures of ABA and donor organizations.    
• Manages office and program procurement processes, operational compliance, and office maintenance aligned with the ABA and donor policies and procedures.   

• Serves as an overall quality assurance verifier in all field procurement transactions, ensuring the highest level of accuracy in all reports and alignment with the ABA and donor policies and procedures.  

• Drafts and/or manages the preparation of consultancy agreements and vendor contracts.  

• Maintains a record of all contracts with their expiration dates to ensure renewals are done in a timely manner.  

• Develops and implements office maintenance policies, and procedures, and ensures compliance with health and safety regulations.  

• Maintains the local inventory report and ensures that a physical inventory is conducted annually.  

• Maintains office operational policies in collaboration with ABA’s Washington, DC office staff.   

• Manages matters pertaining to office registration, renewal, office lease, and other related matters.  

• Works closely with field-based finance staff to ensure that payments for vendor and/or landlord contracts and other agreements are supported and performed in alignment with donor, ABA policies, and applicable local laws.   

• Liaises with local legal counsel and ABA’s General Counsel's Office to update the Local Office Policy Manual (LOPM), contract terms for consultants and vendors and other relevant documents in compliance with local labor laws and ensures their execution accurately and in a timely manner.  

• Trains office staff on ABA policies and processes related to contracts, procurement, and compliance. May be responsible for training staff in administrative and human resources areas assigned to them.  

• Contributes to monthly, quarterly and annual reports, presentations, and outreach for the donor, ABA or the relevant division.  

• May be responsible for office administration efforts including vehicle management, IT services, travel, logistics, filing and recording.  

• Ensures all physical and electronic copies of operations files and data, as they pertain to the job, are stored and disposed, in line with ABA and local data privacy policies.  

• Performs any other related duties, as assigned.  

4. Required Qualifications 

• Bachelor’s degree or equivalent, and 5 years of relevant experience. 

• Experience of working in the US government-funded programs. 

• Experience in operations, procurement and supporting security efforts. 

• Familiarity with USG regulations. 

• Demonstrated ability to manage multiple priorities with minimal supervision. 

• Advanced organizational skills and attention to detail. 

• Experience working with colleagues and partners remotely, including using videoconferencing and online collaboration tools such as Teams, Zoom, or SharePoint. 

• Ability to use discretion when working with confidential documents and information. 

• Ability to operate efficiently while juggling multiple priorities. 

• Excellent skills in Microsoft Office Suite. 

• Ability to handle sensitive and confidential information. 

• Fluency in French. 

• Basic level of English. 

5. Preferred Qualifications 

6. Supervision